SABU:診療外事務代行サービス

人に依存せずに医院の仕組化

私は、このサービスをおすすめします。知り合いの先生から紹介してもらい、話を聞いてすぐに導入しました。人材採用難の現状で、業務のすべてをこれから内製化するのは厳しいと思っていたので、私にはぴったりのサービスでした。スタッフも取引業者も「人」によって仕事のしやすさが違ったり、辞めてしまうとノウハウが引き継がれず大変苦労します。その点SABUは会社全体でサポートしてくれ、着実にノウハウが貯まってくれるところがいいです。今メインでお願いしているのは、事務部門全般の「業務管理」と「サポート」です。事務部門全般は、診療スタッフ違い、なかなか相談できる人がいないので「相談にのってくれること」「業務の進捗管理」してくれているのは非常にありがたいです。二人三脚で、医院のシステム化に向けて段取りを作ってくれています。私が知らないところで、自動的に業務をこなし、前に進めてくれるのがなんとも嬉しいです。SABUさんの今後に期待していますし、毎月のようにできるサービスが増え、アップデートしているのはとてもいいところだと思います。彼らのビジョンである「次世代のスタンダードになる」という言葉を実現してほしいし、彼らならできると思います。システム化に向けて動きたい先生は、是非、一度話してみてはいかがでしょうか。私がおすすめします。

私がやるべき仕事は何か

スタッフの結婚や産休により採用活動を毎日のように行っていましたが、なかなか結果が出ませんでした。採用は一過性のものではなく、日々の求人のチェックや求職者に合わせたスカウトが重要です。分かってはいるのですが中々、診療がある中、ルーティン的に行うことができていなかったので、SABUに依頼しました。SABUには、採用を専門としているスタッフもいるみたいで、求職者に合わせた求人、スカウト文をつくってくださるので、受付を2名採用したいと考えていたところすぐに応募あり、非常に驚きました。こちらの事情をくみ取ってくれ、スピーディーに動いてくれたおかげで、早期に結果が出ました。何かあった時にSABUに依頼すれば、親身になって対応してくれるという安心感があるので、診療に集中でき、非常にありがたいです。また、スタッフとも連携をとっていただき、マニュアル作成や院内掲示物等、備品 の発注なども行ってくれます。私もスタッフも、意外と面倒なことはSABUにお願いしちゃっています。

スタッフが働きやすい環境創りに注力を

【SABU導入の目的は？】
医院が大きくなるにつれて、診療以外に割かなくてはいけない業務が増え、奥さんにもそうとう負担をかけている状態でした。私自身、スタッフのマネジメントに注力をしたいと悩んでいたところ、友人の先生がSABUを使っていることを聞き、話だけでも聞いてみようと思いました。SABU担当者は 気持ちの良い対応で、「資格が必要な仕事以外は何でも依頼してください！」と言ってくれたので、とりあえずやってみるか！という感じで導入を決めました。
【SABUを導入して実際はどうですか？】
最初は院内での掲示物やパンフレット、カウンセリングツールの作成をお願いしていました。今ではスタッフが1人1人プロジェクトを立ち上げ遂行しているので、スタッフのサポートまでしていただいています。スタッフもわからないことはSABUにやってもらおう、SABUに聞いてみようと活用しています。 他の医院の事例なども共有してくれるので、本当に助かっています。私も少しずつですが、個別面談や評価制度の運用などマネジメントに時間を使えるようになりました。
【SABUの使い方はこう！】
月に1回はZOOMでミーティングを行い、タスクの洗い出しを行います。その中で私がやる必要のないタスクはSABUが、もしくはスタッフとSABUで協力してやってくれます。悩む前にとにかくSABUに相談する！これ、有効です！

医院経営は誰かのサポートが必要

知り合いの先生の紹介でSABUを知りました。運営している人が顔なじみで、信頼できる人だったこともあり、スムーズに導入を決めました。私たちの医院は、これまで歯科コンサルタントを含む様々な業者の方に協力してもらって、ある程度の規模まで成長してきました。しかし、同時に私たちの忙しさも倍増していて、悩んでいた時期でもあったので、本当 に丁度よかったと思います。現在は、求人媒体の管理・資料作成をメインでしてもらっています。資料 作成の依頼に関しては、スタッフが直接やり取りをして、完成までやり切ってくれていますし、そのデータをネット印刷に入稿してくれるところまでSABUさんがやってくれます。医院は指示だけだして後は待つだけといった感じです。時間は少しかかりましたが、合同説明会で使用する「医院スライド」「求人票」「 ブース装飾」「アンケート」まで全部作ってもらいました。自分たちだけではなかなかここまではできないです。経営をしていると色々悩むことがありますが、気軽にメッセージできるところが何よりありがたいです。パートナーとしてこれからもやっていきたいと思いますので、宜しくお願い致します。色々めんどくさいと思っている先生！いいサービスですよ。

歯科業界の新たな考え方

初めてSABUの存在を知ったのは、SNSの投稿を見たことがきっかけでした。歯科の業界では聞いたことがなかった｢事務代行｣というサービスに興味が湧き導入を決めました。元々は 少しでもスタッフの負担を減らすことが出来ればと思っていましたが、対応できる業務の幅に驚きました。毎日のルーティン業務やミーティング用の資料作成などはもちろん、煩雑になっていたPC内のデータ整理や私たちの想いをくみ取った求人媒体の文章作成など歯科に関係していない部分でも活躍してくれています。SABUには歯科に特化した方以外にも採用・マネジメントPCスキルなど各分野に精通した方がいることが様々な業務に対応できる秘密なんだそうです。打ち合わせでは私たちが目指す方向からこういったことをやっていきましょう！と提案もしてもらっています。今では、スタッフがSABUに連絡し依頼やアドバイスを貰ったりしているみたいです。良きビジネスパートナー・相談相手としてSABUをオススメします！

『NO!』がでなくてビックリしています

依頼する前は、とにかく事務作業が滞っていました。知人の先生から、SABUのお話を聞いて問い合わせしました。アウトソーシングを利用したことがないため、依頼の仕方や手伝っていただける業務の範囲もわかりませんでした。事前には色々な業務が対応可能だと聞いていました。定期的に担当の方に連絡を取っていますが、ビックリしたことに、これまで「できない」と言われたことがゼロで驚いています。またレスポンスのスピードがとにかく速い。SABUのSは「SPEED」とお聞きしていましたが、納得しました。月1回のZOOMの打合せで、今後のタスクの確認や提案までしていただけるので、とても助かっています。今では、出張のホテルの手配までやってもらっています（笑）。とにかく何でも相談してみる。使いこなせる自信がない・よくわからない先生方は一度話を聞いてみてください。「助かります～」と呟いていると思いますよ。

「私」が輝ける環境創りを目指して

私たち、万代総合歯科診療所では、待遇を含めたシステムは「院長が決める」のではなく、「全員で創りあげていく」をモットーにしております。そのためには時間管理における「重要ではあるが緊急ではないこと」にスタッフ含め専念する必要がありました。そこで考えたのは、院長やスタッフでなくてもできる仕事は外部に 委託することで、自分たちにしかできない「医院創り」に専念できるのではないかという考えでした。色々なアウトソース先を検討いたしましたが、歯科用語が理解できないところにお願いしても逆にストレスになってしまうと考え、歯科専門で事務業務を行っているSABUへ依頼することを決めました。まずは、お手並み拝見といったところで採用関連のチラシ作成から、問診表などの作成物をメインでお願いしました。細かい依頼にもすぐ対応していただき、大変助かっております。今では診療中に対応できない業者さんとの対応などもお願いしています。SABUの担当の方も「これ依頼していいかな？と悩んでる時間がもったいないので、とにかくご相談とご依頼をお待ちしてます！」と言ってくれるので、頼もしい限りです。SABUさんの目指す「仕組みで医療を支える」という考えは素晴らしく、私たちもSABUさんと一緒に仕組化し、素晴らしい医院を創っていきます！これからもお手伝いのほど、宜しくお願いします！

事務長雇用と比べるSABU導入メリット

今回、長年勤めてくれた事務長の退職に伴い、事務代行サービスSABUを導入しました。事務長は、経営においてプラスが多い反面、辞めてしまった時のリスクが非常に大きいのが問題です。今回も、引継ぎなどがうまくできず、混乱したこともありましたが、SABUさんのサポートもあり、問題なく運営ができています。3医院を経営する中で、たくさんの雑務があるので、SABUさんに協力してもらいながら事務長採用は、今後も実施して行きたいと思っています。※1名すでに採用予定。今まで事務長に依頼していたことを、そのままSABUさんにお願いできるだけでも、メリットを感じていますが、それにとどまらず、医院の課題をしっかりヒアリングしてくださり、効率的な業務フローを見える化してくれたのは良い意味で誤算でした。当たり前のように行っていた業務が、効率化されたことは、驚きです。私たちの時間が空き、非常にありがたいです。最初は外部に頼む抵抗感はありましたが、今では診療する上で欠かせないパートナーとなっています。